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政府公文处理规范

来源:二连浩特政府办公厅 作者:二连浩特政府办公厅 时间:2016-10-18 11:55:00 【字体: 【打印】 【关闭】

  第一章 公文形式、适用范围和审批程序

  一、二连浩特市人民政府文件。发文字号为“二政发〔20××〕×号”。主要用于上报对自治区政府和锡盟行署的重要报告、请示;转发自治区政府和锡盟行署重要文件;下发市政府的重要决定、通知、通报和意见,批转各部门的重要报告等。审批程序为:由相关科室拟稿并核稿后,经秘书长或分管副秘书长审核,送市长或分管副市长签发。经授权,也可由秘书长签发。其中,涉及综合性、全局性的重大问题,须由有关副市长审核后,送市长签发;特别重要的,应先提交政府常务会议讨论通过后,送市长或常务副市长签发,或经市长授权送分管副市长签发。

  二、二连浩特市人民政府办公室文件。发文字号为“二政办发〔20××〕×号”。主要用于上报对自治区政府办公厅和锡盟行署办公厅的重要请示、市政府研究决定的事项或政府领导指示的通知;政府办公室重要工作决定或通知等。审批程序为:由相关科室拟稿并核稿后,送秘书长或分管副秘书长签发。其中,涉及政府工作的重要问题,须经市长或副市长审阅后,由秘书长签发。

  三、内部传真电报。系因紧急事项,需以电传形式发出政府或政府办公室的非秘密文件,按政府文件和政府办公室文件审批程序办理。

  四、密码电报。系因秘密紧急事项,需以密码电报形式发出的政府文件和政府办公室文件。发文字号分别为“二政密发〔20××〕×号”和“二政办密发〔20××〕×号”,按政府文件和政府办公室文件的审批程序办理。

  五、二连浩特市人民政府常务会议纪要。发文字号为“〔20××〕×号”。主要用于记载和传达政府常务会议情况及议定事项。审批程序为:政府办综合科起草并核稿,参加会议的副秘书长审核后,送秘书长签发,重大事项须由市长或常务副市长签发。

  六、二连浩特市人民政府市长办公会议纪要。发文字号为“〔20××〕×号”。主要记载和传达市长、副市长召开办公会议的情况和议定事项。审批程序为:由相关科室起草并核稿,送参加会议的秘书长或副秘书长签发,重要事项由主持会议的市长或副市长签发。

  七、二连浩特市人民政府公函。发文字号为“二政字〔20××〕×号” 和“二政函字〔20××〕×号”。主要用于向自治区有关部门请求批准有关事项;向兄弟盟市及其他不相隶属的机关商洽工作,相互询问和答复有关问题;对各部门一般性请示的批复;就一般性工作下发通知等。审批程序为:由相关科室拟稿并核稿后,经分管副秘书长审核后,送市长、副市长或秘书长签发。经授权,也可由有关副秘书长签发。其中,属于请求自治区有关部门批准的事项和对下级的重要批复,须送有关副市长签发,特别重要事项,还须经市长或常务副市长签发。

  八、二连浩特市人民政府办公室公函。发文字号为“二政办字〔20××〕×号”和“二政办函字〔20××〕×号”。主要用于向不相隶属的机关商洽工作、相互询问和答复有关问题,向各部门答复以及通知一般性事项等。审批程序为:由相关科室拟稿并核稿后,由秘书长或副秘书长签发,重要事项须送秘书长签发。

  九、内部情况通报。按每一年度印发的先后顺序编号(第×期)。主要用于印发市政府领导的重要讲话、重要调查报告和重要批文等。已在会议上印发的讲话不再印发。审批程序为:由相关科室拟稿并核稿后,送领导本人审定后印发。

  十、二连浩特市人民政府办理人大代表议案、建议和政协委员提案。发文字号为“二政办案字〔20××〕×号”。由督查室拟稿并核稿,由秘书长或副秘书长签发。

  十一、二连浩特市人民政府任免职令。发文字号为“二政任字〔20××〕×号”。审批程序:市委组织部、人事劳动局审核后,由市长或常务副市长签发。

  第二章 公文格式细则

  一、总 则

  (一)为保持政府公文格式的统一、严肃、整洁,根据《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》和《内蒙古自治区人民政府公文形式、适用范围和审批程序》的规定,制定本细则。

  (二)公文格式即公文的外观形式,是指公文的各个组成部分在公文中所占的位置及其相互关系,分为文件眉首、文件主体和版记三部分。

  (三)二连浩特市人民政府公文,包括二连浩特市人民政府文件(二政发)、二连浩特市人民政府办公室文件(二政办发),密码电报(二政密发和二政办密发)、二连浩特市人民政府常务会议纪要、二连浩特市人民政府市长办公会议纪要、二连浩特市人民政府公函(二政字、二政函字)、二连浩特市人民政府办公室公函(二政办字、二政办函字)、内部情况通报、二连浩特市人民政府任免职令(二政任字)等。

  二、二政发、二政办发文件格式

  (四)文件眉首是置于公文首页红色反线(长度等于版心宽度,即156mm)以上的各要素的统称,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。眉首部分一般占首页的2/5到1/2。

  文件主体是置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素的统称,包括文件标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

  版记是置于主题词以下的各要素的统称,包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期。

  (五)文件的秘密等级分为绝密、机密、秘密三级。如需标识秘密等级,顶格标识在版心右上角第1行;如需同时标识秘密等级和保密期限,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级在左、保密期限在右,中间用“★”隔开。

  (六)绝密、机密和秘密文件需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。公文份数序号共七位数,头两位表示年份,第三、四位表示当年的密件序号,后三位表示文件份数序号。不带密级的文件不印份数序号。

  (七)需要受文机关紧急办理的公文、电报,应当标注紧急程度。紧急程度分为特急、急件两种。如需标识紧急程度,顶格标识在版心右上角第1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

  (八)发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范简称。发文机关标识用蒙汉两种文字,蒙文在上,汉文在下。

  联合发文,主办机关名称应当排列在前。

  (九)发文字号,包括机关代字、年份、序号、置于发文机关标识之下、红色反线之上,一般情况居中排列。机关代字应准确、简炼,尽量避免与其他机关的代字混淆。年份和序号均用阿拉伯数字,年份要写全,并用六角括号括起来;序号从“1”往后排,序号前不用“0”占位,不加“第”字。联合行文,一般标识主办机关的发文字号。

  (十)上报的公文需标识签发人姓名,平行排于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。如是联合上报公文有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

  (十一)公文标题包括发文机关名称、文件主要内容、公文种类。标题文字应力求简短扼要,一般不用标点符号,但标题中的法规类文件要加书名号。转发文件的标题不能省去文件内容,只援引发文字号。标题转行时,不要把词、词组和专用术语分开。

  (十二)批转和转发有抬头的公文时,被批转或转发的文件标题中不冠机关名称,在全文末尾写上机关名称。

  (十三)批转和转发资料性的或没有抬头的公文时,被批转和转发的文件标题不冠机关名称,在标题下面注明机关名称和年月日,并用括号括起来。如果机关名称字数较多,可排在标题之下、年月日之上,年月日用括号括起来。

  (十四)主送机关即公文的主要受理机关,应使用全称或者规范化简称、统称,置于公文标题之下、正文之上,顶格书写。有多个主送机关时,其名称按党、政、军顺序排列,如果主送机关是各部门时,按“市直、驻市单位,各街道办事处,格苏木政府,赛乌素科技园区,各企事业单位”的顺序排列。上行文,主送机关只有一个,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。正式公文一般不得主送领导者个人。

  没有抬头的文件,如有的命令、决定、通告、公告等,主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送机关之上,标识方法同抄送。

  (十五)正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明,正文中的数字、年份不能回行。正文结构层次序数分级应当为:第一层“一”,第二层“(一)”,第三层“1”。规范性文件的结构层次序号可视需要分为章、条、款、项、目。

  (十六)公文如有附件,应在正文之下(空一行)、文件落款之上用“附件说明”标识附件的顺序和名称,附件名称不加标点符号。附件名称长需要回行时,应当与附件名称的文字对齐。正文中已注明附件(表)的,文末不再注明附件名称。

  附件应与主件装订在一起,并在附件左上角第1行顶格标识“附件:”,有序号时标识为“附件1:”;不能装订在一起的,应在附件首页的左上角顶格标识主件的发文字号,其后再加“附件:”。

  (十七)文件落款指正文或附件说明之下的公文生效标识和成文日期。公文生效标识即发文机关印章或文件签署人的签名章。公文除会议纪要外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。印章的下部边缘应当压年盖月。联合下发公文的印章排列顺序应当与文件版头发文机关排列顺序一致,最后一个机关的印章应当压年盖月。

  成文日期一般用领导最后批准日期;联合行文,用最后签发机关领导人的签发日期。如领导批准后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,应请示签发领导重新确定或由政府办公室提出意见报领导确定。标识成文日期要年月日三者俱全,一律用汉字书写。

  (十八)文件附注(如“此件不公开报道”、“此件发至××”等)顶格注在文件落款之下、版心左侧,用并括号括起来。上行文,应将联系人、联系电话置于附注的位置上,用括号括起来。

  (十九)主题词标引在文件末页左下端、抄送栏之上,按类别词、类属词、地区、文种的顺序顶格排列,除类别词外,数量最多不超过5个。上报的公文,应当按照上级机关的主题词表标引主题词。

  (二十)抄送栏设在文件末页下端、文件印发机关栏之上。抄送机关即应当了解文件内容的机关、按照党、政、军、群的顺序排列。标识抄送机关时,要分门别类,由大到小,一一写出,类间用逗号,类内用顿号。抄送机关多需要回行时,与“抄送:”冒号后的抄送机关名称对齐;在最后一个抄送机关名称后标句号。向下级机关或者本系统的重要行文,应当抄送直接上级机关;上行公文不得抄送下级机关。

  (二十一)印发机关栏设在文件末页最后一行。印发机关统称“二连浩特市人民政府办公室秘书科”,印发日期用阿拉伯数码标识。在印发机关栏横线右下方标注印制份数。

  三、其他文件格式

  (二十二)二政字、二政函字,二政办字、二政办函字,发文机关标识为发文机关全称;发文机关标识之下为一条武文线(上粗下细),长170mm。发文字号置于武文线之下右侧、标题之上,顶格标识;秘密等级和紧急程度置于武文线之下左侧、标题之上顶格标识,同时标识秘密等级和保密期限时,秘密等级在前,保密期限在后,中间用“★”隔开;同时标识秘密等级和紧急程度时,秘密等级在上,紧急程度在下。如属密件,公文份数序号置于秘密等级和保密期限的右侧。文件首页距下方页边20mm处为一条文武线(上细下粗),长170mm。

  (二十三)二连浩特市人民政府常务会议纪要、二连浩特市人民政府市长办公会议纪要的标识为“××××××会议纪要”,发文机关置于红色反线之上左侧,成文日期置于红色反线之上右侧,发文字号置于会议纪要标识之下、发文机关和成文日期之上,居中。

  会议纪要正文之下空1行减2格标识参加会议人员。参加会议人员顺序按党、政、军、群或委、办、局顺序排列。

  (二十四)内部明电眉首部分按有关要求办理,其它部分参照二政发、二政办发文件办理。

  (二十五)内部情况通报,秘密等级顶格标识在文件首页版心右上角第1行。期号置于眉首文件标识之下,居中。发文机关置于红色反线之上左侧,成文日期置于红色反线之上右侧。如刊登讲话和调查报告,讲话时间或调查报告撰写时间用阿拉伯数码标全年月日,置于标题之下用括号括起来;如刊登批示,一般用“二连浩特市人民政府领导近期重要批示”的标题,下面用括号注明“××××年×月×日至×月×日”,年月日用阿拉伯数码标识。如需加按语应排在标题和时间标识之下、正文之上。按语用3号楷体,两端各少排两个字。

  (二十六)二政任字发文字号置于发文机关标识之下、文件标题之上,居中。

  四、印刷格式

  (二十七)文件用纸一律采用A4型纸(210mm×297mm),左侧装订。公告、通告等张贴公文用纸大小,根据实际需要确定。汉文从左向右横排;蒙文从左至右竖排。

  (二十八)文件标题用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。正文用3号仿宋体或楷体字(批转或转发通知的正文、其他文件中的按语用楷体),正文中如有小标题可用3号黑体字。秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字。主题词用3号宋体字。

  (二十九)每页排印22行,每行28个字。

  第三章 审核发文工作规程

  一、基本要求

  (一)认真贯彻执行《国家行政机关公文处理办法》、《二连浩特市人民政府公文处理规范》的有关规定。

  (二)牢固树立为领导、为基层、为人民群众服务的理念,坚持勤勉、严谨、求实的作风,虚心听取各方面意见,自觉接受监督。

  (三)认真负责地起草、核稿、送审、制发每一份公文,切实提高办文质量和工作效率。

  (四)在服从工作需要和正确体现领导意图的前提下,努力精简文件,压缩公文数量和篇幅。

  二、主要职责

  对二连浩特市政府及政府办公室的办文文稿,在呈报有关领导审阅签发以前,要认真把好以下五关:

  (一)行文关。确定是否需要行文,以何种名义、何种形式行文。

  (二)内容关。审查文稿观点是否正确,内容是否符合实际,措施是否切实可行;有无观点错误、界限不清、宽严失度、难以执行之处。

  (三)政策(法规)关。审查文稿有关内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规;属提出新的政策规定,是否经有关部门研究,按照职责权限,应该由哪一级批准,是否需要废止现行有关政策规定等。

  (四)文字关。审查文稿是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑;遣词造句是否符合语法、准确精炼;标点符号、数字计量、人名地名、专用术语和重要提法等是否规范、正确。

  (五)格式关。审查公文文种、标题、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度、主题词等是否符合规定。

  根据工作分工,由政府办公室有关政务科室负责把好行文关、内容关、政策关、文字关,秘书科负责格式关。

  三、审理程序

  (一)登记。凡需核发的文稿首先送秘书科,由秘书科将收文时间、收文字号、来文单位、文稿标题逐一登记,然后转有关政务科室处理。

  (二)受理。有关政务科室对秘书科转来的文稿要认真审查,符合下列要求的应予受理:

  1、文稿由直接隶属二连浩特市政府的部门、单位或政府办公室有关科室代拟;

  2、文稿首页使用规范的发文稿纸,主办单位拟稿人、核稿人在相应栏目内签署姓名,单位负责人签署意见;

  3、文稿主题鲜明,文理通顺,誊写清楚;

  4、附件齐全,附有必要的背景情况说明。

  对不符合上述要求的文稿,经办人要提出意见,报经承办科室负责人同意后,退回主办机关修改完善或另作处理。

  (三)行文确认。对受理的文稿,经办人要按以下原则确定是否需要行文,以何种名义何种形式行文:

  1、符合《国家行政机关公文处理办法》、《二连浩特市人民政府公文处理规范》有关规定的,可按照规定行文,并及时填写《二连浩特市人民政府发文稿纸》。

  2、属下列内容的文稿,一般不以二连浩特市人民政府或政府办公室名义行文:

  (1)属部门职权范围内可以办理的事项或可以解决的问题;

  (2)对政府办公室以外,各委办局文件提出的贯彻执行意见;

  (3)已在会议上印发的领导讲话和会议纪要;

  (4)未经协商取得一致意见的文稿;

  (5)照抄照转上级文件,内容空乏,对工作没有实际意义的文稿。

  3、凡属可发可不发的文件坚决不发。不宜以二连浩特市人民政府或政府办公室名义行文的文稿,由承办科室提出处理意见,报经分管副秘书长同意后,退回主办单位自行处理。

  (四)审核修改。文稿经确认行文后,经办人要在认真研读、熟悉文稿基本内容的基础上,认真把好内容关、政策(法规)关和文字关。

  核稿过程中,如发现需会签或协调解决的重要问题,可提出意见,经科室负责人同意后,退回主办机关会签协调,主办机关协调不了的,提请分管副秘书长予以协调。

  对于改动较大、特别是对实质性内容进行了修改的文稿,应请主办机关负责人审阅修改稿并签署意见。必要时还应请会签机关负责人审阅并签署意见。

  (五)送审送签。文稿的送审、送签由具体承办的政务科室负责。

  1、文稿送审时,经办人及科室负责人应在《二连浩特市人民政府发文稿纸》上注明有关事项,即:必要的背景情况要有简要说明;把握不准的重大问题要明确提示;会签时有不同意见的问题要如实注明;急办事项要标注时限要求。

  2、审签过程中领导如有重要改动,要随时告知参与审稿的经办人和有关方面。

  3、对领导已签发的文稿内容不得擅自改动,确有改动必要的,须说明理由,请示签发人批准。

  (六)印发归档。对领导签发后的文稿,要及时送交秘书科,由秘书科负责送印、分发和归档。

  1、文件送印前,秘书科要认真审核文稿批准和签发的手续是否完备,批件和附件是否齐全。不符合要求的,要退回承办科室补办或补齐,特殊情况要做好登记。

  2、对清理后的文稿,秘书科要进行格式把关,不符合规定的,要按规定修改,问题较大或内容与形式不相符的,应与承办科室协商修改。

  3、秘书科对审核后的文稿,要及时编定文号,核实印制范围和数量后印制。

  4、需翻译的文件,平件应送翻译科翻译后,蒙汉两种文稿同时印制;急件应在汉文文稿印出后,及时送翻译科翻译。对有些虽不需下发,但涉及民族、宗教、牧业、边境及其他有关内容,有必要翻译成蒙文的文件,要及时提出拟办意见,送分管副秘书长审定。

  5、文件印出后,根据发送范围、秘密等级和紧急程度,及时按规定分发。

  6、经办人要将成文(两份)、底稿及其他有关资料收集齐全,移交秘书科归档。

  (七)时限要求

  1、凡经受理登记的文稿,从受理登记至印发的全部运转过程,必须认真办理,明确责任,提高效率。

  2、秘书科登记的文稿一般应在当日分送有关政务科室,最迟要在第二个工作日分送完毕。各政务科室对文稿的核改一般应在2个工作日内完成,并及时送审;需做较大修改的,应在5个工作日内完成。

  3、如文稿内容需要协调或退回主办单位修改完善的,办理时限自收到修改稿起计算。

  4、文件印妥后,必须在当日或次日内全部发出。

  第四章 受理请示报告工作规程

  一、登记。秘书科收到来文先进行清点,清点无误并确认可以进入办理程序后,将收文日期、来文字号、文件标题逐一登记。然后根据文件内容和工作分工移交相关政务科室办理。

  二、拟办。承办科室接到来文后,经办人要认真研读,依据以下原则提出拟办意见:

  (一)审查文稿是否具有以下内容:1、必要的背景情况;2、主要内容特别是要求政府或政府办公室解决的问题;3、办理建议。

  (二)需要批转或转发的重要报告,按审核发文文稿工作规程办理;属一般情况报告需答复的,应提出送请阅知的范围;可编发信息的,应提出转信息科处理的意见。

  (三)属请示件,需要答复或批复的,应提出主办、会办单位,并提出由主办单位直接办复,或由主办单位研究提出意见后报市政府审定的建议,并根据需办事项的缓急、难易程度提出办理期限。

  (四)属下列情况的请示、报告不予受理:1、与国家和自治区有关政策法规相抵触,明显不能办理的;2、非紧急事项越级行文的;3、按照部门职责分工,理应向市直有关主管部门申报的。

  对不予受理的来文,经办人要注明理由,经科室负责人核准后,退回来文机关,把握不准的须经分管副秘书长审批。

  三、送审。经办人提出拟办意见后,送科室负责人审核拟办意见,然后根据审核意见按程序逐级送有关领导审批。

  四、转办。根据领导批示需转有关部门办理的,按以下要求办理:

  (一)要求承办单位提出办理意见后呈政府领导审定的,注明办理要求,连同来文转承办单位,承办机关是两个或两个以上的,要明确主办、会办机关。

  (二)要求承办单位直接办复的,连同来文转承办单位,并通知来文机关。

  (三)政府及政府办公室领导对来文有具体批示意见的,在转办时要同时发送批示复印件。

  五、催办。凡转送有关单位办理的文件要定期催办,特别重要或紧急的事项要跟踪催办。超过办理期限未反馈办理结果的,应要求主办单位说明情况,并督促主办单位采取措施从速办理。

  催办过程要作简要记录,重要情况要及时向有关领导汇报。

  六、批(答)复,经办人要将请示、报告件的处理结果及时通知来文机关。请示件需拟写批复的,要尽快拟稿送审,呈领导签发后,统一交秘书科进行格式把关,编号送印。

  七、时限。秘书科的登记、分发环节一般应于收文当日完成。承办科室的拟办、送审环节应在收文后的第2个工作日内完成;转办环节一般应于领导签批后的当日完成。需要转办的文件,应对主办单位提出明确的办理时限。一般事项应在5个工作日内说明情况。需要批(答)复的,要于3个工作日内完成。急件随到随办。

  八、注结。文件办理完毕,应注明办结日期、办理结果。办理过程中领导的重要批示或有关重要资料应保存完好,立卷归档。

  九、反馈。请示、报告件的办理情况,秘书科应每2个月汇总一次,汇总后向领导及来文机关通报。对市政府及政府办公室领导有具体批示的文件,要随结随向批示人汇报办理结果。

  第五章 办理上级来文工作规程

  上级来文系指中共中央、中央办公厅、国务院、国务院办公厅、自治区党委、自治区党委办公厅、自治区人民政府、自治区政府办公厅及自治区厅局、中共锡林郭勒盟委、盟委办公厅、锡林郭勒盟行署及行署办公厅文件。

  凡上级来文均由秘书科签收、拆封、登记、贴单、分发、传递、催办和归档。并依照下列程序办理:

  一、登记。收到来文先进行清点,清点无误后,在《文件登记簿》上登记收文日期、来文字号、文件标题、收文顺号。其后的处理过程,在《文件登记薄》上做简要记录,以备查询。

  二、拟办。上级来文应于当日登记后,认真研读,按文件的内容和要求,填写《文件传阅单》,送分管副秘书长阅批。文件传阅要本着急件急办的原则,实行分类、分夹传送。

  三、分文。根据领导同志批示意见,呈送应阅知的领导及有关人员、部门阅知;需要提出贯彻意见并转发的文件,应及时复印给有关科室办理,原件继续传阅(密级件不许复印)。文件承办人接到批件后,要根据文件处理的时间要求,及时办理。并将办理结果记载传阅单“办理结果”栏中。办理后要将文件及时退交秘书科。对于密级件、急件的处理,严格掌握阅文范围。办文人员要跟踪催阅,当日传阅当日收回存入秘级柜。

  四、催办。凡批转有关部门办理的文件,有关秘书应定期或跟踪催办。催办过程中如了解到重要情况,及时向分管副秘书长汇报。

  五、来文办理到以下程度,可以注结。

  (1)需要传阅的文件,各领导都已阅知并签名;

  (2)需要转发并提出贯彻意见的,已转交拟稿人起草转发通知;

  (3)可一次办结的文件有了具体结果。

  办结后,应将原件及处理过程中的有关资料收集齐全存放文件柜(备查),于年底一并归档。中央、中办和自治区党委、党办下发的文件,年底清理送交档案局(保密局)。国务院、国务院办公厅和自治区政府、政府办公厅及厅局文件,均由秘书科负责管理。

  第六章 公文报送有关事项

  一、各部门的负责人要严格按照《国家机关公文处理办法》加强对机关公文处理工作领导和检查。

  二、各部门要严格按照本部门职能职责,独立负责地行使职权,凡属部门职权范围的事务,确需下发文件的一律由主办单位自行发文,或与有关部门联合发文,不得要求政府和政府办公室批转或转发。

  三、各部门报送市政府审批的事项,凡涉及其他部门职能的,一律先由主办单位负责与有关部门协商办理;经协商取得一致意见的,由主办单位与有关部门会签或联合报政府审批;经主办单位主要负责人与有关部门充分协商,仍不能取得一致意见的,主办单位应列明各方理据,提出建设性意见报政府协调或裁决。

  四、各部门报送需要政府审批的公文,除政府领导交办外,不得报送政府领导个人,一律报政府办公室收文;政府领导如收到未亲自交办或直接报送领导个人的公文,应转交政府办公室按公文处理规程办理。

  五、各部门需要请示的问题,一般应先向主管部门请示,不得越级向政府请示,确需向政府请示的事项,应由主管部门向政府呈文。

  六、各部门办公室负责同志要切实把好上报公文质量关。上报政府的公文,要做到内容准确、观点明确、直述不曲、要言不烦,体例、格式要符合《国家机关公文处理办法》有关规定;要将请示事项与情况报告分开,情况报告中不要夹带请示事项;请示要一文一事,明确请示事项内容。不符合《国家机关公文处理办法》规定的公文,一律退回报文单位。

  七、各部门报送政府的公文要坚持少而精的原则。

  八、报送政府的信息除重大事件外,一律通过政务信息网传输,尽量减少传真机传输或纸质方式报送。

  九、各部门要加快政务信息化网络建设,运用高效、便捷的现代化办公手段,改进工作方式。在确保保密的前提下,将网络通讯技术逐步用于公文处理之中,以减少公文传递的中间环节,提高公文运行效率。

  十、政府办公室每年对各部门报送政府的公文进行综合分析,并对有关情况进行通报。

  第七章 公文审核把关事项

  一、公文审核把关应遵循的原则

  公文审核把关是政府办公室的一项基本职责,关系到政府办公室服务质量和水平。政府办公室各秘书长、各政务科室要高度重视,努力做到严谨细致,讲求效率,注重质量,精益求精。

  二、公文审核把关的分工和职责

  (一)秘书科负责公文体例、格式及行文规则等审核把关工作。

  收到各部门报送政府或政府办公室的公文后,应按照《国家机关公文处理办法》要求进行审核把关,符合要求的按照公文运转规程和工作分工转交承办科室办理;不符合要求的公文,请示分管副秘书长后退回来文单位,并说明退文理由。

  (二)承办科室负责公文内容的审核把关。

  1、收到各部门报送的请示性公文,承办科室重点从以下几方面审核:(1)请示事项是否应由政府或政府办公室审批。(2)内容是否符合党和国家的方针政策,符合有关法律法规的规定,符合市委、政府的总体要求。(3)涉及其他部门职权范围内的事项,报文单位是否征求有关部门意见,是否有主要领导签发。(4)附件是否齐全,是否附有代拟发文稿。

  审核后,对符合要求的公文,送分管副秘书长审核报政府领导批示;对不符合要求的,要退回报文单位,并说明退回理由。

  2、收到各部门报送的,要求以政府或政府办公室名义发文的公文,经承办科室审核后,对是否同意发文和发文形式对代拟稿提出原则性修改意见,并呈报分管副秘书长批示。对领导同意发文和修改建议的文稿,在交由报文单位修改后,再作审核(对其中问题较大需要进一步修改的要与报文单位协商),并改排清样正式呈批。

  3、对领导审批同意的发文清样,印发前承办科室和秘书科要分别进行核稿。

  承办科室要对发文清样作全面核稿,如发现错漏或不当之处应以改正。对内容发生实质性改动的,要经分管副秘书长或政府领导同意。

  秘书科要对发文清样作最后校对,核稿的主要内容是:体例、格式是否完整、规范,是否符合有关规定,批转手续是否完备等。对发现的问题要与承办科室协商处理。

  4、承办科室审核办理公文时,要精心细致,全面了解情况,以做到心中有数。为做好服务工作,承办科室要主动向分管副秘书长汇报有关情况,可视情况提出意见和建议。

  (三)秘书长对公文的审核把关,主要有以下几方面:

  1、分管副秘书长要严格审核承办科室办理的公文,如发现问题,要求承办科室按有关规定予以纠正。

  2、对符合要求的公文,在政府领导批示时,一般应提出供领导决策参考的明确建议。

  3、根据政府领导的指示,对公文中复杂、重要事项,协调有关部门提出处理意见,供领导决策参考。

  三、提高公文审核把关质量和效率的几项要求

  (一)分管副秘书长要加强对各科室公文审核把关工作的指导和帮助。

  (二)各科室工作人员要进一步转变观念,提高服务意识,做好公文审核把关工作。各科室的负责人要把加强公文审核把关、提高办文办事质量和效率作为一项重要工作,研究制定具体措施,切实抓出成效。

  (三)各科室要加强政策理论和业务知识的学习,采取多种方式,着力提高工作人员的业务素质,练就过硬基本功,为做好公文审核把关工作打下坚实基础。

  (四)各科室要不断总结经验,探索提高公文审核把关质量和效率的思路和方法。可组织公文审核把关经验交流、办文质量讲评会等方式,适时开展一些业务交流活动,以便共同提高。